Com fer un pla de contingències empresarial - COVID-19

Estem vivint una situació atípica i cal ser curosos i prudents en tot allò que fem per a salvaguardar el nostre benestar i el dels altres.

Són moments difícils a nivell social, personal i empresarial. Una situació nova per a nosaltres i que hem d'entomar amb coratge, responsabilitat però, sobretot, amb accions concretes que ens ajudin a superar-la.

Cal però, ser conscients que aquesta situació ha canviat la nostra realitat empresarial i canviarà molt més quan tot això hagi acabat d'aquí unes setmanes i fins i tot algun mes. Per tant, més enllà de tot allò que puguem fer ara a curt termini per a pal·liar-la, paral·lelament hem de començar a pensar el més aviat possible en un pla de contingències empresarial que ha de tenir dos enfocaments: un a curt termini i un altre a mig termini.

Un pla de contingències que ens ha de servir per a garantir la continuïtat de funcionament de les nostres empreses. I ens ha d'ajudar a minimitzar qualsevol emergència i/o sobretot, les conseqüències que se'n puguin derivar.

Per tal d'ajudar-vos en aquesta tasca, hem cregut oportú explicar les diferents etapes que heu de seguir per a realitzar el vostre pla de contingència a curt termini:

L'objectiu principal del pla de contingències a curt termini és assegurar que l'empresa segueixi operant. El pla ha de ser simple en el seu conjunt. El llenguatge i les instruccions han de ser entenedores per a tots els grups d'interès que estiguin afectats directa o/i indirectament. 

1. Assegurar que el pla respon a les tres preguntes clau. Això ens ajudarà a assegurar-nos que no ens oblidem de res: 

  • Què pot passar a partir d'ara amb les actuals circumstàncies que estem vivint?
  • Com hem i haurem de respondre-hi per a sortir-ne el millor possible?
  • Com podem estar més preparats a partir d'ara? 

2. Cal fer aquesta reflexió amb l'equip directiu de l'empresa i esbrinar aquells riscos que poden arribar a tenir més impacte al vostre negoci. Determinar aquests riscos reals i potencials és un dels aspectes més importants d'un pla de contingència. No es tracta d'un procés estàndard. S'han de determinar els riscos que són específics per a la vostra empresa.

3. Seguidament prioritzar-los en base a dues variables: impacte en el negoci i probabilitat d'ocurrència. Per això cal determinar:  

  • Quin és l'impacte en el negoci de cada esdeveniment? 10 impacte més alt. 1 impacte més baix.
  • Després, analitzar la probabilitat que succeeixi cada un d'aquests esdeveniments. Per exemple, podeu donar-li una puntuació de 10 si és segur que passarà o ja està passant, i d'1 si la probabilitat de que passi és molt baixa. Finalment, multipliqueu les dues puntuacions per a obtenir un puntuació total.
  • Concentrar-se en els esdeveniments més crítics, és a dir, centrar-se en els que tenen les puntuacions més altes.
  • Determineu quins són aquells riscos als que haureu de prestar més atenció a partir d'ara. Feu una avaluació dels vostres recursos. Quines funcions haureu de canviar o reduir a causa dels recursos limitats que disposeu? Identifiqueu les àrees més crítiques perquè el negoci compleixi la seva missió i segueixi operant. Què és més important per a aconseguir que el negoci es posi en marxa de nou? Exploreu totes aquestes possibilitats

4. Per a aquells riscos que tenen un impacte i probabilitat alta, desenvolupeu vàries accions amb el vostre Equip Directiu. Finalment escolliu les accions que considereu més efectives per a minimitzar aquests riscos.

5. Per a aquells riscos amb alt impacte al negoci però amb una probabilitat baixa o moderada preparar plans d'acció de futur per si més endavant s'han de posar en marxa i explicar-los a la gent perquè si arriba el dia d'executar-los, no sigui una sorpresa.

6. Feu una planificació en el temps de totes aquelles accions a dur a terme dels punts 4 i 5 i assigneu temps, responsable i recursos per a cada acció.

7. Comuniqueu el pla a tots els vostres empleats/des. Digueu a les persones quin paper i quines responsabilitats hauran d'assumir a partir d'ara perquè no hi hagi confusió. Això reduirà les possibilitats de crear desconcert. Doneu a cada persona la capacitació i recursos necessaris per a complir les seves obligacions.

8. Feu un seguiment del pla amb la periodicitat que creieu oportuna per a veure que s'està complint o què cal replanificar o canviar.

Fer un pla de contingència seguint aquests passos ha d'ajudar a la direcció a disposar d'un full de ruta, i per tant, ha de donar més confiança empresarial en conèixer quines accions hem de dur a terme i quines decisions cal prendre.

Aprofitem per a recordar que tan important és dur a terme el pla de contingències a curt termini com començar a ocupar-se del pla a mig termini. Aquest pla a mig termini (en funció d'aquesta nova realitat que estem vivint COVID-19, noves tecnologies, tendències, etc.) ha de centrar-se en definir quin ha de ser el model de negoci de l'empresa i els avantatges competitius de futur a partir d'ara. De fet han de ser dues tasques que es portin a terme paral·lelament per part del Comitè de Direcció.

Recomanem que l'empresa, mitjançant el Comitè de Direcció faci un seguiment regular i s'ocupi el més aviat possible d'aquests dos aspectes.

Per ampliar informació sobre aquest tema o qualsevol dubte estem a la vostra disposició.

Assessorament en Estratègia i Creixement | Josep Pey | estrategia@cecot.org